De dienststaat: welke gegevens registreren tijdens een taxidag?

In Vlaanderen is de dienststaat geen eenvoudige lijst van reservaties. Artikel 34 van het besluit van 9 juni 2023 verplicht een precieze set gegevens bij het begin, tijdens en aan het einde van de dienst van een chauffeur.

Die gegevens moeten de hele dag reconstrueren: wie reed, met welk voertuig, op welke uren, met welke pauzes, hoeveel ritten, welke afstanden (totaal en met klant) en welke prijzen. Afhankelijk van de apparatuur — app of goedgekeurde taximeter — komen gps-locatie of getotaliseerde waarden van de taximeter erbij.

Deze gids detailleert elk verplicht veld. Voor het contrast met het vervoerbewijs voor de klant, zie vervoerbewijs en dienststaat. Voor detail per type taxi: straattaxi en standplaatstaxi.

Het blad volgt een volledige dienst — geen kalenderdag

De dienststaat is gekoppeld aan een dienst: de periode tussen de start en het effectieve einde van de activiteit van een chauffeur met een bepaald voertuig. Dat is niet automatisch « van 1 januari 00 u 00 tot 31 december 23 u 59 », noch per se « één kalenderdag ».

Als twee chauffeurs hetzelfde voertuig op dezelfde dag gebruiken, zijn er twee aparte dienststaten.

Voorbeeld

Voertuig TX-123-ABC wordt 's ochtends gereden door Sophie (7 u → 14 u), daarna 's middags door Marc (14 u 30 → 22 u).

• 1 dienststaat voor Sophie (haar uren, pauzes, ritten, afstanden, prijzen);
• 1 dienststaat voor Marc, met zijn eigen gegevens.

Beide mengen in één blad, of Marc laten rijden op de open dienst van Sophie, vervalst de toewijzing chauffeur / voertuig / ritten.

Begin van de dienst: wat moet worden geregistreerd

Zodra de dienst wordt geopend, moet de apparatuur beveiligd registreren:

• de naam of benaming van de exploitant, adres, e-mail en telefoon;
• de datum;
• de identificatiecode van het voertuig (of het inschrijvingsnummer bij reserve-/vervangingsvoertuig);
• de nummerplaat;
• de naam en voornaam van de bestuurder;
• het uur waarop de dienst begint;
• de kilometerstand bij het begin van de dienst;
• en óf de locatie, óf de getotaliseerde waarden van de taximeter (zie hieronder).

Beginnen te rijden zonder de dienst te openen, of met de verkeerde chauffeur / het verkeerde voertuig, ondermijnt al het hele blad.

Locatie of taximeter: keuze volgens de apparatuur

Bij het begin van de dienst (en daarna voor elke rit) eist artikel 34 één van deze twee opties — niet beide door elkaar afhankelijk van de dag:

1. Andere apparatuur dan een taximeter (typisch een straattaxi-app): de locatie van het voertuig bij het begin van de dienst, en bij begin en einde van elke rit.
2. Europees gehomologeerde taximeter (typisch standplaatstaxi): de getotaliseerde waarden uit bijlage IX van het KB van 15 april 2016 over meetinstrumenten.

Voor totalisatoren en de rol van TaxiGer tegenover de taximeter, zie TaxiGer en taximeter van de standplaatstaxi.

Tijdens de dienst

Tijdens de dag bouwt de dienststaat verder. Hij moet onder meer bevatten:

• de uren van de effectief genomen rustpauzes;
• het aantal uitgevoerde ritten sinds het begin van de dienst;
• de eindprijs per rit;
• het aantal opnemingen;
• de totale afgelegde afstand;
• de afgelegde beladen afstand;
• en opnieuw: locaties begin/einde van elke rit, of getotaliseerde waarden van de taximeter, volgens de apparatuur.

Pauzes zijn niet optioneel « als men eraan denkt »: de uren van de effectief genomen rust maken deel uit van het document. Vergeten ze aan te geven laat een blad achter dat de werkelijke organisatie van de dienst niet weerspiegelt.

Taximetergeval: totalisatoren, geen gps per rit

Voor een standplaatstaxi zijn het niet de gps-coördinaten van elke rit die het gemeenschappelijke kader aanvullen, maar de cumulatieve tellers van de taximeter (totale afstand, afstand « bezet », aantal ritten, bedragen van toeslagen en ritten, enz.).

Die waarden worden gelezen bij begin en einde van de dienst; ze worden niet elke ochtend op nul gezet. Een beheersapp kan ze tonen en aan de dienst koppelen, maar vervangt het gehomologeerde instrument niet. Zie de toegewijde gids dienststaat van een standplaatstaxi.

Einde van de dienst

Bij afsluiting moet de dienststaat bevatten:

• de datum en het uur van de effectieve beëindiging;
• het totaal aantal ritten sinds het begin;
• de prijsafspraak en de eindprijs per rit;
• het aantal opnemingen;
• de totale afstand en de beladen afstand;
• en opnieuw: locaties begin/einde van elke rit, of getotaliseerde waarden aan het einde.

De app sluiten zonder de dienst af te sluiten laat een open blad achter, met een onjuist of ontbrekend einduur — een klassiek punt bij controle.

Eindkilometerstand: verplicht of goede praktijk?

De tekst eist expliciet de kilometerstand bij het begin van de dienst en de totale afgelegde afstand (tijdens / aan het einde). Een aparte eindkilometerstand kan nuttig zijn voor coherentiecontroles, maar staat niet als apart verplicht veld naast de startkilometerstand.

In de praktijk: als het systeem de start-km en de totale afstand van de dienst registreert, kan men de eindstand afleiden. Het essentiële is dat de afstanden betrouwbaar en coherent zijn met de ritten.

Prijsafspraak vs eindprijs

Aan het einde van de dienst onderscheidt artikel 34 duidelijk:

• de prijsafspraak — wat aangekondigd of overeengekomen is met de klant;
• de eindprijs — het bedrag dat echt wordt aangerekend.

Tijdens de dienst mikt de tekst al op de eindprijs per rit. Beide bedragen moeten bij afsluiting in de dienststaat kunnen staan. Een verschil (korting, correctie, forfait vs taximeter) moet traceerbaar blijven — niet « handmatig gecorrigeerd » zonder historiek.

Alles manueel invullen?

Nee. De verplichting betreft het resultaat: beveiligd geregistreerde, raadpleegbare en leesbaar voorlegbare gegevens, identiek aan de originele gegevens.

Een goede app kan datum, gps, kilometers, prijzen, totalen en totalisatoren automatiseren. De chauffeur moet vooral de dienst starten en afsluiten, het juiste voertuig kiezen, pauzes en ritten beheren. 's Avonds manueel « het blad » maken uit herinnering voldoet niet aan de eis om tijdens de dienst te registreren.

Beveiligde gegevens en voorlegging

De apparatuur aan boord moet de gegevens beveiligd kunnen registreren, opslaan en raadplegen. Bij controle moet de bestuurder ze in leesbare en verstaanbare vorm kunnen voorleggen, identiek aan de originele gegevens — ook als ze digitaal in België of in het buitenland staan.

Een achteraf gegenereerde pdf is alleen nuttig als ze deze beveiligde gegevens weerspiegelt. Een vrij gereconstrueerd document aan het einde van de maand volstaat niet.

Exemplaar voor de chauffeur

Artikel 34 bepaalt expliciet dat de bestuurder een exemplaar van de dienststaat voor zichzelf kan genereren. Dat is niet het vervoerbewijs voor de klant: het is een kopie van zijn dienstblad, nuttig voor zijn eigen controles of voor de exploitant.

Bewaring gedurende 7 jaar

De exploitant (en de eventuele tussenpersoon) moeten de beveiligde gegevens van de dienststaat — en van het vervoerbewijs — zeven jaar bewaren en kunnen voorleggen aan de bevoegde agenten.

« We hebben alles op de telefoon van de chauffeur » is geen bewaringsstrategie. De gegevens moeten voor het bedrijf toegankelijk blijven gedurende de wettelijke termijn.

Niet naar de klant gestuurd

De dienststaat is niet het document voor de passagier. De klant krijgt het vervoerbewijs aan het einde van de rit, zonder verzoek. Beide documenten verwisselen is een veelgemaakte — en riskante — fout bij controle.

Dit is niet Chiron

Chiron ontvangt ritberichten voor de Vlaamse administratie. Een correct naar Chiron gestuurde rit garandeert geen volledige dienststaat, noch een aan de klant gegeven vervoerbewijs.

Het zijn complementaire verplichtingen: Chiron enerzijds, dienststaat en vervoerbewijs anderzijds.

De makkelijkst te vermijden fouten

• Rijden zonder de dienst te starten — uren, km en eerste ritten verkeerd gekoppeld.
• Verkeerd voertuig of verkeerde chauffeur — gegevens toegewezen aan de verkeerde persoon of nummerplaat.
• Pauzes, begin of einde van een rit vergeten — onvolledige afstanden, locaties of prijzen.
• De dag nooit afsluiten — open dienst, ontbrekend einduur.
• Corrigeren zonder spoor — elke wijziging moet traceerbaar blijven.
• Verwarren met Chiron of het klantticket — drie aparte verplichtingen.

Dagelijkse controle van de exploitant — 10 punten

Niet wachten tot het einde van de maand. Een korte review elke dag of elke week:

1. hebben alle chauffeurs hun dienst gestart en beëindigd?
2. zijn de geselecteerde voertuigen correct?
3. is de startkilometerstand aanwezig?
4. heeft elke rit een begin en een einde?
5. zijn locaties (app) of totalisatoren (taximeter) beschikbaar?
6. zijn totale en beladen afstanden coherent?
7. zijn eindprijzen (en prijsafspraken bij afsluiting) geregistreerd?
8. zijn pauzes aangegeven?
9. zijn de gegevens naar Chiron gestuurd?
10. kunnen de bladen worden geopend, voorgelegd en gedownload?

Wat u moet onthouden

De dienststaat volgt een chauffeur en een voertuig tussen begin en einde van de dienst. Begin: exploitant, datum, voertuig, chauffeur, uur, km, gps of totalisatoren. Tijdens: pauzes, ritten, eindprijzen, opnemingen, afstanden, locaties of taximeter. Einde: volledige afsluiting met prijsafspraak en eindprijs. Bewaring 7 jaar. Los van vervoerbewijs en Chiron.

Verder lezen: de hub Documenten, TaxiGer voor het vergunningsdossier en de gidsen straattaxi / standplaatstaxi reeds vermeld.

Veelgestelde vragen

Officiële bronnen

• Besluit van de Vlaamse Regering van 9 juni 2023 — artikelen 33, 34 en 36
• Decreet van 29 maart 2019 — individueel bezoldigd personenvervoer
• Vlaanderen.be — Vergunning voor taxidiensten
• Koninklijk besluit van 15 april 2016 — meetinstrumenten, bijlage IX (taximeters)
• FOD Economie — Controle en keuring van taximeters